Zasady przetwarzania danych osobowych

KIM JESTEŚMY

Nazywamy się INKREGO Sp. z  o .o . i mamy siedzibę w miejscowości Graboszewo 3, 62-420 Strzałkowo
Kontakt z  nami możliwy jest pod adresem e-mail biuro@inkrego.pl
lub listownie pod adresem: INKREGO Sp. z  o .o . Graboszewo 3, 62-420 Strzałkowo

SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim od Ciebie. Jeśli jesteś naszym klientem, podajesz nam swoje dane przy okazji kontaktu ws. naszych usług. Jeśli korzystasz z  naszego serwisu internetowego zbieramy informacje o Twojej aktywności w tym serwisie oraz o podejmowanych przez Ciebie działaniach. Podajesz nam też swoje dane w ramach Twojego kontaktu z  nami za pośrednictwem serwisu, w tym formularza kontaktowego dostępnego na naszej stronie. Jeśli jesteś naszym kontrahentem (tzn. współpracujemy biznesowo), podajesz nam swoje dane przy okazji kontaktu ws. współpracy, a  także w całym toku tej współpracy, np. w ramach korespondencji e-mail. Jednocześnie Twoje dane kontaktowe mogliśmy uzyskać od kogoś w Twojej organizacji (np. poprzez wskazanie Ciebie w umowie o współpracy jako osoby odpowiedzialnej za kontakt lub po prostu poprzez dodanie Ciebie do wiadomości (DW) w ramach bieżącej korespondencji).

w JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Świadczenie usług naszym klientom Jeśli jesteś lub chciałbyś zostać naszym klientem, to Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu świadczenia naszych usług oraz ich rozliczenia na gruncie podatkowym.

Prowadzenie naszego serwisu korporacyjnego
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności naszego serwisu internetowego. Obejmuje to w szczególności zapewnienie Tobie możliwości bezproblemowego przeglądania naszej strony internetowej oraz przesłania do nas wiadomości i Twoich danych kontaktowych poprzez formularz dostępny na naszej stronie.

Współpraca z  kontrahentami
Jeśli z  nami współpracujesz lub chciałbyś/chciałabyś z  nami współpracować w relacjach biznesowych, to Twoje dane osobowe (np. jako właściciela firmy/instytucji albo pracownika firmy/instytucji) będziemy przetwarzać w celu nawiązania i prowadzenia takiej współpracy.

Wszelka korespondencja e-mail
Jeśli kontaktujesz się z  nami przez e-mail w innych sprawach niż wskazane powyżej, podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu związanym z  daną korespondencją. Może to być wykonywanie przez nas usług, zamawianie określonych świadczeń lub dostaw albo inne działanie związane z  naszym przedsiębiorstwem.

Cele marketingowe
Jeżeli jesteś naszym klientem, potencjalnym klientem, lub jego przedstawicielem, będziemy przetwarzać również Twoje dane w celach marketingowych, co oznacza w szczególności promowanie naszej oferty usług. w ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować dopasowane do Twoich zainteresowań oferty oraz promocje. w tym celu możemy dokonywać czynności profilowania, które jednak w żadnym przypadku nie będzie miało wpływu na Twoje prawa lub wolności, ani nie będzie w inny podobny sposób na Ciebie wpływać. Dodatkowo, o ile wyrazisz odrębną zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną, będziemy wykorzystywać Twój adres e-mail oraz numer telefonu w celu komunikowania naszej oferty za ich pośrednictwem.

JAKIE KATEGORIE DANYCH PRZETWARZAMY?

Przetwarzamy przede wszystkim Twoje dane kontaktowe, a  także dane o firmie/instytucji, w której pracujesz, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, historia Twojej komunikacji z  nami, informacje o źródłach pozyskania Twoich danych, nazwa firmy/instytucji, NIP, historia korzystania z naszych usług. Mogą to być również dodatkowe informacje o sobie, które mogłaś/mogłeś zawrzeć w korespondencji e-mail lub które mogłeś podać w trakcie rozmowy telefonicznej, a  także udzielone przez Ciebie zgody. Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies* będziemy przetwarzać też informacje o sposobie korzystania przez Ciebie z  naszego serwisu (jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies*), w tym numer IP, z  którego komunikujesz się z  naszym serwisem oraz informacje o urządzeniu, z  którego korzystasz odwiedzając naszą stronę, w tym o jego ustawieniu (np. przeglądarka, rozdzielczość ekranu).
* Czym są pliki  cookies ?

To niewielkie pliki tekstowe powszechnie stosowane w Internecie, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym. Dzięki plikom cookies możemy:

• lepiej prezentować Tobie nasze treści – sprawdzamy, jakie komunikaty z  naszej strony były już Tobie prezentowane, aby ich nie powtarzać oraz prezentować treści, które bardziej pasują do Twoich zainteresowań;
• dbać o sprawne oraz bezpieczne działanie naszej strony – zabezpieczamy ją np. przed działaniem robotów (programów, które automatycznie badają zawartości naszej strony);
• sprawdzać statystyki dotyczące korzystania z  naszej strony – budujemy zbiorcze, anonimowe statystyki odwiedzin i działań w naszym serwisie.

Aby pliki cookies umożliwiały wyświetlanie reklam dopasowanych do Twoich zainteresowań i poszukiwań, współpracujemy z  firmami partnerskimi, które mogą umieszczać na Twoim urządzeniu pliki cookies oraz zbierać informacje o Twojej aktywności w sieci (są to tak zwane cookies podmiotów trzech, ang. third-party cookies).

w każdej chwili możesz zmienić zasady wykorzystywania cookies na Twoim urządzeniu, wybierając odpowiednią opcję w ustawieniach przeglądarki:

• dla przeglądarki Mozilla Firefox pod adresem: https://support.mozilla.org/pl/kb/blokowanie-ciasteczek,
• dla przeglądarki Internet Explorer pod adresem: http://windows.microsoft.com/pl-pl/windows-vista/block-or-allow-cookies,
• dla przeglądarki Microsoft E pod adresem: https://privacy.microsoft.com/pl-PL/windows-10-microsoft-edge-and-privacy,
• dla przeglądarki Google Chrome pod adresem: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl,
• dla przeglądarki Opera pod adresem: http://help.opera.com/Linux/9.22/pl/cookies.html,
• dla przeglądarki Safari pod adresem: http://safari.helpmax.net/pl/ochrona-i -prywatnosc/zarzadzanie-plikami-cookie/.

Do czasu ewentualnej zmiany opcji dotyczących plików cookies nasi partnerzy będą korzystać z  technologii cookies, by przedstawiać Ci reklamy odpowiadające Twoim bieżącym potrzebom. Zablokowanie plików cookies może wpłynąć negatywnie na korzystanie z  naszej strony.

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych jest zależna od tego w jakim celu je przetwarzamy. I tak:

• Dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony serwisu, które uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z  art. 173 Prawa telekomunikacyjnego;
• Jeśli wyraziłeś odrębną zgodę Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu wysyłania do Ciebie bezpośrednich komunikatów drogą elektroniczną lub telefoniczną;
• w zakresie w jakim chcemy zapytać Cię o opinię dotyczącą danego produktu lub danej usługi – Twoje dane w tym zakresie będziemy przetwarzać z  powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora, jaki mamy w tym, aby nieustannie polepszać nasze usługi oraz ofertę produktową;
• Jeżeli kontaktujesz się z  nami (np. poprzez formularz kontaktowy dostępny na naszej stronie) żeby zadać pytanie o tym jak prowadzimy serwis, w jaki sposób zrealizować określone czynności, zbieramy Twoje pytania i związanie z  nim dane i udzielamy odpowiedzi z  powołaniem na uzasadniony interes, jaki mamy w tym, aby udzielać naszym klientom i użytkownikom pełnych informacji i zapewniać im pozytywnych doświadczeń z  naszym serwisem;
• Jeśli prowadzisz z  nami szeroko pojętą współpracę biznesową lub chcesz taką współpracę nawiązać, przetwarzamy Twoje dane, ponieważ zawarliśmy z  Tobą umowę dotyczącą ww. współpracy biznesowej (forma takiej umowy może być dowolna, w tym również ustna lub mailowa) i przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania takiej umowy albo niezbędne do odpowiedzi na Twoją propozycję współpracy i podjęcia działań przez zawarciem stosownej; ponadto, mamy prawnie uzasadniony interes w tym, aby kontaktować się z wszelkimi przedstawicielami naszych kontrahentów (np. ich pracownikami) w sprawach dotyczących prowadzonej współpracy;
• Wszystkie Twoje dane, które posiadamy jako administrator danych przetwarzamy również w celach marketingowych z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych. Cele marketingowe obejmują w szczególności przedstawianie Tobie ofert i promocji, które wierzymy, że mogą Cię zainteresować.

JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

• zgoda na otrzymywanie komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną – do czasu wycofania przez Ciebie tej zgody; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych oraz przez okres przedawnienia Twoich roszczeń, jednak nie dłużej niż 10 lat;
• udzielanie odpowiedzi na pytania – przez czas udzielania niezbędnych wyjaśnień i odpowiedzi; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych, jednak nie dłużej niż 5 lat;
• prowadzenie szeroko pojętej współpracy biznesowej z kontrahentami oraz kontakt ws. nawiązania takiej współpracy – przez okres trwania współpracy albo czas niezbędny do ustalenia warunków takiej współpracy; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych, jednak nie dłużej niż 5 lat;
• pozyskane dane o sposobie korzystania przez Ciebie z  naszej strony (za pośrednictwem plików cookies) oraz dane przetwarzane w naszej bazie marketingowej – przez cały okres kiedy jesteś naszym klientem oraz później przez okres 5 lat licząc od czasu kiedy przestałeś być naszym klientem.

KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH?

Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym. Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom różnego rodzaju usług, które wiążą się z  prawem dostępu do Twoich danych. Są to następujące kategorie dostawców:

• podmioty prowadzące naszą obsługę techniczną oraz informatyczną, np. osoba odpowiedzialna za administrowanie naszym systemem informatycznym oraz dostawcy rozwiązań IT (usługi telekomunikacyjne, dostawcy oprogramowania, dostawcy poczty elektronicznej, dostawcy hostingu);
• podmioty świadczące dla nas usługi rachunkowe, prawne i doradcze (zwłaszcza kancelaria prawna, biura rachunkowe).

Każdemu z  dostawców usług ujawniamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu. W każdym przypadku, gdy ujawniamy Twoje dane innym podmiotom, dokonujemy tego w ramach obowiązujących przepisów. Jeśli nasi usługodawcy przetwarzają Twoje dane w naszym imieniu, muszą zapewnić gwarancje wdrożenia rozwiązań technicznych i organizacyjnych, które będą chroniły Twoje dane osobowe i spełniały wymogi ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

w JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z  obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z RODO. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

• Reguła adekwatności -Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.
• Reguła transparentności - Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z  Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem.
• Reguła prawidłowości- Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod adresem e-mail biuro@inkrego.pl lub listownie pod adresem: INKREGO Sp. z  o .o ., Graboszewo 3, 62-420 Strzałkowo
• Reguła integralności i poufności - Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.
• Reguła rozliczalności - Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

JAKIE MASZ PRAWA?

Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

• Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych - To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).
• Prawo do poprawiania danych - Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych - Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, o której piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe”, uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.
• Prawo do żądania usunięcia danych - Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty transakcji dla potrzeb podatkowych, zobowiązanie z tytułu rękojmi, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam, gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.
• Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych - Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów i całej współpracy do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.

w przypadku, gdy podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda - przysługuje Ci prawo do wycofania zgody, w dowolnym momencie. Jeżeli wyraziłeś odrębną zgodę na komunikację handlową drogą elektroniczną lub telefoniczną z naszej strony to masz również prawo wycofać swoją zgodę na otrzymywanie od nas komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, w dowolnym momencie. Pamiętaj jednak, że od chwili wycofania przez Ciebie zgody może minąć określony czas, zanim zgłoszenie zostanie przyjęte do systemu, a wszystkie bazy danych się zsynchronizują. Podejmiemy starania, aby te działania odbyły się bez zbędnej zwłoki, ale w żadnym przypadku nie może to trwać dłużej niż jeden miesiąc. Pamiętaj też, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z  prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Wszystkie uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem biuro@inkrego.pl lub pisząc na adres: INKREGO Sp. z  o .o ., Graboszewo 3 ,62-420 Strzałkowo

Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to  masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). w ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. +48 22 8607086, www.uodo.gov.pl.

CZYM JEST PRAWO DO SPRZECIWU?

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu (np. w celach naszego marketingu bezpośredniego realizowanego z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych). W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.

Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail  biuro@inkrego.pl lub pisząc na adres: INKREGO Sp. z  o .o ., Graboszewo 3 ,62-420 Strzałkowo

CZY TWOJE DANE BĘDĄ PRZEKAZYWANE POZA TERYTORIUM EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO (EOG)?

Przy prowadzeniu serwisu korzystamy z narzędzi dostarczanych przez podmioty, które znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, a niektórzy z naszych dostawców usług mogą przechowywać Twoje dane poza ww. terytorium (np. Google). Ilekroć mogłoby dochodzić do przekazywania Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, trafią one wyłącznie w ramach procedur wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych, np. do takich krajów, co do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą, że zapewniają one odpowiedni stopień ochrony. Przykładem takiego kraju są Stany Zjednoczone i mechanizm „Tarczy Prywatności”, który polega na certyfikowaniu przedsiębiorstw zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych pod kątem tego, czy stosują odpowiednie reguły w zakresie ochrony danych osobowych. Nasi dostawcy usług posiadają odpowiedni certyfikat zgodności.